Quy định về chứng từ và hóa đơn đối với người bán Shopee

Việc nắm vững các quy định về chứng từ và hóa đơn Shopee là yếu tố sống còn giúp nhà bán hàng vận hành ổn định. Nếu không cung cấp đủ giấy tờ hợp lệ, gian hàng của bạn có nguy cơ bị khóa sản phẩm hoặc gặp trục trặc trong quá trình đối soát thanh toán định kỳ.

Các loại chứng từ bắt buộc đối với Seller Shopee

Đối với hàng hóa lưu thông trên sàn, nhà bán hàng cần chuẩn bị sẵn hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm khi có yêu cầu kiểm tra.

Ngoài ra, các loại giấy tờ như phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hoặc vận đơn có chữ ký xác nhận của đơn vị vận chuyển cũng cực kỳ cần thiết. Những chứng từ này giúp bảo vệ quyền lợi của bạn trong các trường hợp khiếu nại về mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

Đối với các mặt hàng đặc thù như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, bạn bắt buộc phải có giấy công bố sản phẩm và các chứng nhận an toàn theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Quy trình cung cấp chứng từ khi có yêu cầu

Khi Shopee gửi thông báo yêu cầu xác minh, Seller cần thực hiện theo các bước sau để đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng:

1. Kiểm tra chính xác danh sách sản phẩm đang bị yêu cầu cung cấp chứng từ trong mục Vi phạm sản phẩm.
2. Chụp ảnh hoặc quét (scan) bản gốc các hóa đơn, giấy tờ liên quan rõ nét, không bị mờ nhòe hoặc mất góc.
3. Truy cập vào link khiếu nại hoặc gửi qua email hỗ trợ của Shopee trong vòng 24h - 48h kể từ khi nhận thông báo.
4. Theo dõi phản hồi từ hệ thống trong mục Chăm sóc khách hàng để bổ sung thêm nếu cần thiết.

Lưu ý quan trọng về tính hợp lệ của hóa đơn

Hóa đơn cung cấp phải là hóa đơn tài chính hợp pháp, có đầy đủ thông tin mã số thuế của người mua và người bán. Các loại biên lai bán lẻ hoặc giấy viết tay thường không được chấp nhận trong các đợt kiểm tra chính thức từ sàn.

• Ngày trên hóa đơn phải trước hoặc trùng với thời điểm sản phẩm được đăng bán trên sàn.
• Thông tin tên sản phẩm trên hóa đơn phải khớp tối thiểu 80% với tên sản phẩm hiển thị trên gian hàng.
• Số lượng hàng hóa trên chứng từ nhập kho phải tương ứng hoặc lớn hơn số lượng tồn kho thực tế và đã bán.
• Các tệp tin đính kèm nên để định dạng JPG, PNG hoặc PDF với dung lượng không quá 5MB mỗi file.

Semi gợi ý

• Chủ động lưu trữ bản mềm (scan) tất cả hóa đơn đầu vào ngay khi nhập hàng để sẵn sàng đối phó với các đợt quét ngẫu nhiên.
• Kiểm tra định kỳ danh sách sản phẩm và cập nhật giấy tờ công bố đã hết hạn để tránh bị xóa sản phẩm đáng tiếc.
• Sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng có tính năng lưu trữ chứng từ để dễ dàng đối soát dòng tiền và tối ưu thuế cuối năm.

Nguồn: Shopee Uni